• class="pull-left">
  • class="pull-left">

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

A AVON COLOMBIA le preocupa la seguridad de la información personal, y el cumplimiento de las normas de protección de los datos personales, y busca garantizar la seguridad y confidencialidad de la información que recolecta. En el tratamiento de datos personales, AVON COLOMBIA emplea procedimientos internos y globales con altas medidas de seguridad y confidencialidad. En nuestra calidad de responsables de los datos personales que recolectamos y que recolectan terceros en nuestro nombre, hemos emitido esta Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”), la cual está a su disposición para consulta en cualquier momento.

1. OBJETIVO Y ALCANCE

1.1. Esta Política describe los requisitos de privacidad de AVON COLOMBIA, con respecto al Procesamiento de Información Personal realizado por asociados y terceros con quienes AVON COLOMBIA comparte dicha información. Los terceros con quienes AVON COLOMBIA comparte Información Personal incluyen además a sus afiliadas, filiales, subsidiarias, casa matriz y demás compañías AVON a nivel mundial.


1.2. Esta Política establece los estándares globales de protección de datos aplicables por AVON, los cuales son reflejados por AVON COLOMBIA, en este sentido la misma refleja un estándar mínimo aplicable a nivel mundial por AVON. Cuando las leyes locales aplicables establezcan un mayor nivel de protección o tratamiento de la Información Personal que aquel establecido en esta Política, nos regiremos por las leyes locales aplicables. Cuando las leyes locales aplicables establezcan un menor nivel de protección o tratamiento de la Información Personal que aquel establecido en esta Política, entonces se aplicarán los requisitos de esta Política.

2. APLICABILIDAD

Esta Política será aplicable a todos los asociados a nivel local de AVON COLOMBIA, así como a cualquier asociado de AVON a nivel mundial que tan acceso a la Información Personal recolectada por AVON COLOMBIA, a los empleados de AVON COLOMBIA, a los proveedores y a cualquier tercero en general que realice el Procesamiento de Información Personal.

3. PRINCIPIOS

En el Procesamiento y Tratamiento de Información Personal AVON COLOMBIA se regirá, además de lo establecido en este documento y en las políticas globales aplicables, especialmente la Política Corporativa de Privacidad y Protección de Datos a Nivel Global No. LEG-104 de 25 de enero de 2016 de AVON, por los principios generales de tratamiento de datos personales consagrados en la Ley 1581 de 2012, los cuales se describen continuación:

  1. Principio de finalidad: El Procesamiento y Tratamiento de Información Personal que realice AVON COLOMBIA o cualquiera de los terceros a los que se refiere la presente Política, deberá obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la regulación aplicable, y ser en todo momento informada al titular de la información.
  2. Principio de libertad: A fin de realizar cualquier actividad de Procesamiento de la Información Personal siempre se requerirá el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  3. Principio de veracidad o calidad: Toda la Información Personal que recolecte AVON COLOMBIA o los terceros a quienes éste encargue el tratamiento, deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Bajo ninguna circunstancia se podrán tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  4. Principio de transparencia: En todo momento se deberán garantizar los derechos al titular de la Información Personal, especialmente el de obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  5. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
  6. Principio de seguridad: En todo momento, la Información Personal que recoja AVON COLOMBIA o cualquier tercero en su nombre se manejará bajo estrictas medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Principio de confidencialidad: Todos a quienes aplica esta Política estarán obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

4. POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS

Todos los documentos incluidos en esta sección son indicados en su versión más actual, según se publicaron en la sección de “Políticas de Avon a nivel global”.

  • LEG: Código de Conducta y Ética Comercial
  • IT100: Seguridad de la Información Global
  • LEG105: Procedimientos de Gestión de Registros e Información
  • LEG104: Política Corporativa de Privacidad y Protección de Datos a Nivel Global Procedimientos y Otros Documentos
  • Preguntas Frecuentes sobre la Política Global de Privacidad y Protección de Datos
  • Procedimiento Corporativo LEG 104.P01 - Procedimientos de Notificación y Elección
  • Procedimientos de Gestión de Incidentes a Nivel Global
  • Debida Diligencia para Proveedores de Servicios Externos

Adicionalmente serán de aplicación la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y los demás decretos y normas reglamentarias de la materia que sean expedidos por las autoridades competentes en la República de Colombia.

5. DEFINICIONES

5.1. La “Información Personal” se refiere a cualquier información Procesada por AVON COLOMBIA que identifica a una persona, o que puede razonablemente ser utilizada para identificar una persona, ya sea directa o indirectamente, sola o combinada con otros datos. Los ejemplos de Información Personal incluyen:

  • Nombre
  • Dirección postal
  • Número de teléfono o fax
  • Correo electrónico
  • Números de identificación gubernamental, incluidos los números de Seguro Social, números de Seguro Social Privado, números de pasaporte y los números de la licencia para conducir
  • Número de identificación de empleado
  • Número de cuenta del representante de ventas independiente
  • Número de póliza de seguro o número de cuenta de asistencia médica
  • Número de tarjeta de crédito o número de cuenta bancaria

5.2. La “Información Personal Sensible” se refiere a la Información Personal de una persona que, si se utiliza de manera incorrecta, podría causar daño financiero, en su reputación, político, personal o social y, por lo tanto, requiere de un nivel extra de protección y de un alto nivel de cuidado, generalmente basado en la ley vigente. A continuación se mencionan ejemplos de Información Personal Sensible que están sujetos a esta Política:

  • Información financiera, como por ejemplo, número de tarjeta de crédito o número de cuenta bancaria.
  • Información relacionada con una condición de salud o médica.
  • Números de identificación gubernamentales, como número de licencia para conducir, número de identificación nacional y número de Seguro Social.
  • Origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical.
  • Orientación o preferencias sexuales.
  • Información relacionada con los delitos o condenas penales.
  • Información sobre los niños.

5.3. “Procesar, procesamiento, tratamiento etc.” se refiere a la recopilación, el registro, la organización, la alteración, el uso, el análisis, el otorgamiento o el bloqueo de acceso (incluso acceso remoto) a información, la divulgación, la copia, la transferencia, el almacenamiento, la eliminación, el hospedaje, la combinación, la destrucción, la disposición u otro uso o manejo de la Información Personal.

Los demás términos que aparezcan en mayúsculas y a los que no se les haya dado un significado específico tendrán el significado asignado por la regulación aplicable.

6. ANTECEDENTES

Avon adquiere Información Personal mediante la interacción con Asociados, Representantes, proveedores, consumidores y otras personas. Avon reconoce la importancia del acceso a la Información Personal para los negocios y, por lo tanto, valora la confianza que estas personas depositan en nosotros al darnos Información Personal. Para promover y conservar esta confianza, y en respaldo del compromiso de Avon con el cumplimiento de los principios generales de privacidad reconocidos y establecidos por ley, la Gerencia ha establecido esta Política de Privacidad y Protección de Datos a Nivel Global para reglamentar el uso de la Información Personal por nuestra parte en todas las operaciones de Avon.

7. RESPONSABILIDADES

En el Procesamiento y Tratamiento de Información Personal, AVON COLOMBIA, sus empleados, funcionarios y demás terceros involucrados en dicha actividad, serán responsables de:

  • Conocer el contenido de esta Política y los procedimientos relacionados;
  • Garantizar que sus acciones cumplan con los requisitos de esta Política y los procedimientos relacionados;
  • Llevar a cabo cualquier capacitación requerida sobre esta Política y los procedimientos relacionados;
  • Realizar preguntas a la Organización Legal Global cuando no esté seguro sobre cómo cumplir con los requisitos de esta Política y los procedimientos relacionados; e
  • Informar cualquier incumplimiento a la Gerencia, la Organización Legal Global o a la Línea de Asistencia en Integridad de Avon.

Asimismo dentro de la organización de AVON COLOMBIA cada Gerente es responsable de:

  • Garantizar que todo su equipo esté familiarizado con, y cumpla con esta Política y los procedimientos relacionados;
  • Asegurar que esta Política y sus procedimientos relacionados sean implementados íntegramente en su área;
  • Realizar preguntas a la Organización Legal Global cuando no esté seguro sobre cómo cumplir con sus responsabilidades como Gerente conforme a esta Política y los procedimientos relacionados; y
  • Certificar el entendimiento de esta Política y los procedimientos relacionados a través de la encuesta anual del Código de Conducta o de cualquier otro medio utilizado por la Compañía para dicha certificación.

Los funcionarios de AVON COLOMBIA que sean responsables de la aprobación de los acuerdos contractuales de AVON COLOMBIA con uno o más proveedores de servicios serán responsables de asegurar que los proveedores estén de acuerdo con los términos aplicables en los Procedimientos para proveedores de servicios indicados en la política anteriormente mencionada. Adicionalmente, AVON COLOMBIA y sus funcionarios deberán cumplir con sus deberes en calidad de responsables y/o encargados de la información consagrados en la regulación aplicable.

Cuando AVON COLOMBIA entregue los datos de los Titulares de la Información Personal a terceros que se encarguen de dicho tratamiento, suscribirá los correspondientes contratos de transmisión de datos, en los términos de la regulación aplicable e identificando las finalidades del tratamiento y los datos que se transmiten. En todo momento se aplicaran medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas.

8. REQUISITOS

En cumplimiento de los principios aplicables al Tratamiento de Información Personal mencionados en esta Política, AVON COLOMBIA y sus funcionarios cumplirán con los siguientes requisitos para el procesamiento de información.

  1. Gestión. En la organización AVON, Privacidad Global deberá establecer una organización compuesta por asociados y consultores para implementar y controlar el programa de protección de privacidad y datos a nivel global de AVON en todos los países donde AVON trabaja. La organización será liderada por el Director de Privacidad a Nivel Global. El Equipo de Liderazgo de Privacidad de Datos estará compuesto por el Director de Privacidad a Nivel Global y los Coordinadores Regionales de Asuntos de Privacidad, y otras funciones que pudiera determinar el Director de Privacidad a Nivel Global. El Grupo de Prácticas de Privacidad de Datos estará compuesto por el Equipo de Liderazgo de Privacidad, Los Directores Locales de Privacidad de Datos para cada grupo o país dentro del grupo global de Avon y representantes funcionales legales y no legales. El Grupo de Prácticas de Privacidad de Datos respaldará la misión de Privacidad de AVON, su estrategia, procesos y herramientas, y procurará integrar los principios de privacidad a los procesos y la cultura de AVON a nivel global.
    En desarrollo de lo anterior AVON COLOMBIA ha implementado una estructura interna que se encarga de ejecutar las políticas y directrices globales en materia de tratamiento y procesamiento de datos personales.
  2. Notificación. Los individuos deberán recibir notificación acerca de los objetivos por los cuales Avon recopila Información Personal, de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Departamento Legal de AVON COLOMBIA.
  3. Elección/Consentimiento. Los individuos deberán tener la oportunidad de elegir cómo se utilizará su Información Personal, cuando lo exija la ley vigente o cuando corresponda de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Departamento Legal de AVON COLOMBIA.
  4. Limitación a la Recopilación. Se espera que los asociados limiten la cantidad y el tipo de Información Personal recopilada a lo realmente necesario para cumplir con los objetivos identificados en la “notificación”.
  5. Retención y Destrucción. Los asociados retendrán la Información Personal de acuerdo con la Normativa Global de Administración de Información y Registros de AVON. Si dicha normativa no aborda algún tipo de Información Personal, esta Información Personal se retendrá solo hasta que deje de tener un uso empresarial o legal a menos que se exija un período de retención prolongado según la ley o las políticas de AVON. Si la Información Personal debe destruirse, esta destrucción se realizará conforme a la Política de Seguridad de la Información de AVON y los procedimientos relacionados.
  6. Proveedores de Servicios Externos. Cualquier proveedor de servicios externo nuevo o existente cuyo ámbito de trabajo se modifique para incluir el Procesamiento de Información Personal al momento de la renovación o extensión del contrato debe aceptar por escrito que protegerá la Información Personal de acuerdo con el Procedimiento de Debida Diligencia de Privacidad de Terceros de AVON.
  7. Integridad, Acceso y Corrección de Datos. AVON COLOMBIA tomará las iniciativas comercialmente razonables para mantener la precisión de la Información Personal que se le proporciona. Los individuos podrán solicitar acceso a su Información Personal y corregirla, en la medida de lo exigido por la ley vigente. La Información Personal debe ser recopilada y utilizada por medios justos y legales, es decir, libre de fraude.
  8. Seguridad. En todo momento se tomarán medidas administrativas, técnicas y organizativas adecuadas para proteger la Información Personal de acuerdo con la Política de Seguridad de la Información de AVON.
    Se le podrá exigir a Avon que notifique a las personas o a los entes reguladores cuando la seguridad de cierta Información Personal haya sido comprometida. Por consiguiente, los Asociados deberán notificar a la administración inmediatamente sobre las violaciones a la seguridad o privacidad conocidas o sospechadas, y la administración deberá contestar a dichas notificaciones, según se explica con más detalle en los Procedimientos para la gestión de incidentes a nivel global de AVON.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

AVON COLOMBIA recolecta Información Personal para lo cual solicita autorización previa y expresa de los titulares de la misma. En dichas autorizaciones AVON COLOMBIA informa al titular las finalidades específicas para las cuales recolecta su información. Sin embargo, de manera general AVON COLOMBIA recolecta la información de los titulares con las siguientes finalidades:

  • Cumplir con obligaciones legales.
  • Ejecutar las relaciones comerciales que tenga con los titulares de la información.
  • Realizar actividades propias de su objeto social.
  • Compartir y Transmitir datos a terceros proveedores de servicios que se encarguen del Tratamiento de los Datos, quienes podrán almacenar, tratar, proteger y mantener los Datos Personales entregados. En estos casos se informará a los Titulares los datos de contacto del tercero Encargado del Tratamiento de los Datos.
  • Realizar la gestión y administración de los Recursos Humanos de AVON COLOMBIA.
  • Atender y gestionar las solicitudes y sugerencias realizadas por los clientes, proveedores y terceros en general.
  • Los datos de los titulares podrán ser divulgados por parte de AVON COLOMBIA a fin de brindar la información a las entidades gubernamentales cuando estas así lo soliciten, dar cumplimiento a las normas laborales y tributarias; y atender requerimientos administrativos y judiciales, pudiendo ser entregados para estos fines a abogados y asesores externos, o auditores.

Cuando se obtengan Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, se obtendrá la Autorización de los padres o tutor del menor. A dichas Autorizaciones también les será de aplicación lo establecido en esta Política.

10. TRANSFERENCIAS TRANSFRONTERIZAS

En la recolección, Tratamiento y Procesamiento de Información Personal AVON COLOMBIA podrá transferir la Información Personal a sus filiales, subsidiarias, afiliadas, casa matriz o terceros que le prestan servicios relacionados con actividades tratamiento, empresas que podrán estar ubicadas en jurisdicciones diferentes a la colombiana. En este sentido, algunas jurisdicciones tienen requisitos especiales para la transferencia de Información Personal desde esas jurisdicciones hasta los destinatarios ubicados en otros países. En este contexto, la “transferencia” incluye proporcionar acceso remoto a la Información Personal. En los casos en que se vaya a realizar una transferencia será necesario revisar el asunto con el Oficial de Privacidad de AVON COLOMBIA a fin de obtener asesoramiento cuando se contemple dicha transferencia. En cualquier caso, se deberá contar con la autorización del titular de la información, o autorización de la autoridad competente, o cumplir con los requerimientos establecidos en la regulación local, y en todo momento garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de la Información Personal que reposen en las bases de datos de AVON COLOMBIA tendrán los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Pudiendo ejercer este derecho, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, según lo establezcan las normas aplicables.
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita, según lo establecido en las Normas Aplicables, a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

12. EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Para el ejercicio de los derechos antes mencionados, los titulares de la Información Personal se podrán comunicar con el Oficial de Privacidad, y/o con el área responsable de atención de consultas y reclamos sobre los mismos. El ejercicio de los derechos se deberá ejercer de conformidad a los requisitos de las normas aplicables.

Cuando un funcionario y/o empleado de AVON COLOMBIA reciba una comunicación de un titular de la Información Personal ejerciendo sus derechos deberá comunicárselo de manera inmediata al Oficial de Privacidad a fin de que se sigan los procedimientos relevantes.

Las líneas de atención disponibles para el ejercicio de los derechos de los titulares son las siguientes:
Atención: Área de Ética y Cumplimiento - DPO
Dirección: Calle 14 # 52A – 272 Medellin Colombia
Correo electrónico: datos.personales@avon.com

Si tiene preguntas en relación con la interpretación o aplicación de esta Política, puede dirigirlas al Director de Privacidad a Nivel Global o a cualquier Coordinador de Privacidad de Datos.

13. AVISO GENERAL DE PRIVACIDAD

En el caso en que al ingresar a nuestra página web, o tener contacto con AVON o cual cualquier funcionario de la compañía se entreguen datos personales el titular declara que conoce los derechos y deberes que le asisten como titular de sus datos personales, derechos que se encuentran consagrados en la Ley Estatutaria 1581 de Protección de Datos, sus decretos reglamentarios y aquellas que la modifiquen y/o complementen, en adelante (la “Ley Aplicable”) y especialmente aquellos a conocer, rectificar y actualizar los datos personales que reposan en las bases de datos de Avon. Así mismo, al ingresar la información personal en la página web de Avon, tener contacto con Avon o con cualquier funcionario y por consiguiente entregar datos personales, los titulares otorgan su consentimiento previo, expreso e informado y autorizan a Avon como responsable del tratamiento para: a) recolectar, almacenar y archivar los datos personales que proporcionaran en desarrollo de la relación comercial con Avon para el desarrollo de su actividad económica y comercial; b) que les sea enviada información en medios físicos, de audio o digitales (correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales, etc.) sobre los productos y las actividades comerciales de Avon; c) incorporar sus datos personales en las bases de datos de Avon en cumplimiento de la ley; d) compartir y correlacionar las bases de datos en las cuales reposan sus datos personales y crediticios, con otras bases de datos de Avon o de terceros contratados por este que cuenten con información estadística y de comportamiento del sector, o que presten servicios a Avon, con el propósito de analizar, evaluar, generar datos estadísticos, indicadores, resultados y en general, cualquier propósito relacionado con la actividad económica y comercial de Avon; e) ser consultada(o) en cualquier momento y reportada(o) en las centrales de riesgo positiva o negativamente; f) en general tratar sus datos personales de conformidad con la ley, así como para las demás finalidades consagradas en la Política de Privacidad de Avon.

Parágrafo Primero. Los titulares aceptan que sus datos personales y crediticios podrán ser transferidos y/o transmitidos a las empresas matrices, afiliadas o vinculadas a Avon, encargados del tratamiento que estén relacionados con la operación administrativa/comercial/económica de Avon, como por ejemplo: servicios de verificación de información, cobranza y recaudos, capacitación, investigación de mercado, puntos de pago, entre otros, o que le presten servicios a Avon, incluso cuando dichas compañías se encuentren fuera de Colombia en países con niveles de protección de datos diferentes a los consagrados por la regulación local aplicable. Así mismo, los titulares aceptan que podrán ser ubicados mediante georreferenciación y que sus datos de contacto (nombre y apellidos, cedula, teléfono, dirección y correo electrónico) sean compartidos con proveedores.

Parágrafo Segundo. Para el ejercicio de sus derechos como titular de la información personal objeto de tratamiento, podrá comunicarse con Servicio a la Representante o con las personas encargadas dentro de la empresa, a través de cualquiera de los siguientes medios de contacto: (i) Línea de atención 01 8000 941222 (ii) Correo electrónico: datos.personales@avon.com (iii) Dirección: Calle 14 # 52 A 272 en la ciudad de Medellín.

Parágrafo Tercero. La información personal que los titulares suministren a Avon será tratada de acuerdo con esta política. 

Esta política se encuentra vigente desde el 25 de enero de 2016